Il se lit dans l'ordre la première fois, puis se consulte par la barre de gauche. Si vous cherchez quelque chose de précis, le champ en haut fouille tout le texte du manuel, pas seulement les titres.

Comment le lire#

Les chemins dans l'application sont écrits ainsi : Patients → Nouveau dossier. Le premier mot est une entrée de menu — celui du haut, ou celui qui s'ouvre sous votre nom en haut à droite — la suite un bouton ou un onglet de la page.

Quatre sortes d'encadrés reviennent tout au long du manuel.

Par où commencer#

Personne n'a besoin de tout lire. Choisissez votre porte d'entrée.

Se connecter, et qui voit quoi

Les rôles, et pourquoi vous ne voyez pas la même chose que votre collègue.

La connexion#

L'application s'ouvre sur une page de connexion : adresse e-mail et mot de passe.

Mot de passe oublié#

Le lien Mot de passe oublié ?, sous le bouton de connexion, vous envoie par courriel un lien de réinitialisation. Ouvrez-le et choisissez un nouveau mot de passe — douze caractères au minimum, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

Rien n'arrive ? Deux causes, dans cet ordre : le message est parti dans les indésirables, ou l'envoi de courriel n'est pas encore réglé sur cette installation. Dans le second cas, l'administrateur peut vous réinitialiser directement depuis Paramètres → Utilisateurs.

La double authentification#

Pour qu'un mot de passe volé ne suffise pas à ouvrir votre compte, vous pouvez demander un second code à chaque connexion, affiché par une application d'authentification installée sur votre téléphone (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…).

1. Menu de votre nom → Mon compte → Double authentification.
2. Activer la double authentification, puis scannez le QR code affiché avec le téléphone — ou saisissez la clé à la main.
3. Saisissez le code à six chiffres que donne l'application pour confirmer.
4. Notez les codes de secours proposés ensuite, et rangez-les hors de l'ordinateur.

Votre nom affiché#

Votre prénom et votre nom apparaissent en haut à droite de chaque écran, tels que saisis à la création du compte. Le menu Mon compte (sous ce même nom) permet de les corriger vous-même, et d'ajouter un pseudonyme facultatif — par exemple « Dr Amina » — qui prend leur place partout dans l'application dès qu'il est renseigné.

Les rôles#

Le compte root#

Le tout premier compte, celui créé à l'installation du cabinet, porte en plus une pastille rouge Root. C'est l'accès de secours de l'installation, et il obéit à trois règles qui ne se règlent nulle part.

Une seule session par compte#

Se connecter avec un compte déjà ouvert ailleurs ferme automatiquement l'autre session : c'est la connexion la plus récente qui l'emporte. L'écran resté ouvert affiche alors un message — « Une autre session de ce compte vient de s'ouvrir ailleurs » — et revient à la page de connexion, au plus tard une quinzaine de secondes après.

Une saisie ne se perd pas#

Sur les écrans où l'on écrit longtemps — consultation, ordonnance, certificat, dossier patient, rendez-vous, facture, fiche de suivi, audiogramme, droits —, l'application protège ce que vous avez tapé.

Le menu du haut, et votre nom#

La barre du haut porte ce qu'on ouvre au quotidien — Accueil, Patients, Agenda, Consultations, Caisse — et rien de plus : une entrée n'y figure que si elle mène quelque part, selon votre rôle. Agenda déplie Rendez-vous et Sans rendez-vous : les deux vues de la même journée, réunies sous une seule entrée plutôt que deux onglets côte à côte sans rien qui les rapproche.

Caisse ouvre la facturation, si le cabinet a souscrit le module. Elle a vécu un temps dans le menu de votre nom, à côté de Paramètres : un cabinet qui encaisse au fil des séances l'ouvre pourtant des dizaines de fois par jour, autant que l'agenda.

Ce qui se consulte plutôt que ce qui se fait au jour le jour vit sous votre nom, en haut à droite : Médicaments, Stock et Statistiques si le cabinet les a souscrits, puis Mon compte, Utilisateurs (si vous administrez), Paramètres et Se déconnecter.

En bas de chaque écran, le pied de page porte Aide (ce manuel), Nouveautés, Raccourcis clavier et le numéro de version installée. La page Nouveautés dit, version par version, ce qui a changé pour vous — et ce que le cabinet doit éventuellement régler après une mise à jour. Le sommaire à gauche marque Votre version.

Les rendez-vous

Prendre, déplacer, annuler — et lire les six statuts.

Agenda → Rendez-vous ouvre le planning. Trois vues : la journée, les rendez-vous à venir, les rendez-vous passés.

Prendre un rendez-vous#

1. Agenda → Rendez-vous → Nouveau rendez-vous, depuis un dossier — onglet Rendez-vous → Ajouter un rendez-vous, le patient déjà rempli —, ou d'un clic sur Nouveau rendez-vous en tête de l' Accueil : le geste le plus fréquent de la journée n'oblige plus à passer par le planning.
2. Choisir le patient en tapant son nom. Si le dossier n'existe pas, la liste propose « + Créer le dossier … » : il se crée dans une fenêtre, sans quitter la page.
3. Choisir l'agenda du praticien qui recevra le patient, si vous en voyez plusieurs (secrétariat, administrateur). La liste commence par Choisir un agenda… : rien n'est choisi à votre place, et l'enregistrement est refusé tant que l'agenda manque. Un praticien, lui, a son propre agenda déjà sélectionné.
4. Choisir la date. La grille des créneaux se remplit aussitôt. Les créneaux pris apparaissent grisés et marqués « réservé » ; ceux dont l'heure est passée ne s'affichent plus.
5. Cliquer le créneau, puis enregistrer.

La note du rendez-vous#

Le formulaire de rendez-vous porte un champ Note (facultative) : ce qui se dit au téléphone en le prenant — « Apporte son scanner », « Rappeler la veille », « Accompagnée par sa fille » — et qui n'a nulle part ailleurs où aller.

Déplacer, annuler#

Déplacer : ouvrir le rendez-vous, Modifier, choisir une autre date ou un autre créneau. Le créneau d'origine est libéré.

Le patient annule : passez le rendez-vous au statut Annulé, depuis la pastille de la liste. Le rendez-vous reste dans l'historique du patient et compte dans les chiffres de présence.

Le rendez-vous a été saisi par erreur — mauvais patient, mauvais jour : Supprimer (saisie par erreur), l'icône corbeille du planning. La page de confirmation rappelle le patient, la date et l'horaire avant de supprimer.

Deux rendez-vous pour le même patient#

En enregistrant un rendez-vous, l'application vérifie que ce patient n'est pas déjà attendu à un autre moment. Si c'est le cas, une petite fenêtre s'ouvre d'elle-même — impossible à fermer d'un clic à côté ou avec Échap — et nomme le ou les rendez-vous heurtés. Modifier l'horaire rend la main sur le formulaire ; Enregistrer quand même confirme, pour le patient qui a effectivement deux motifs de venir le même jour.

Le sens des six statuts#

La couleur suit la gravité du fait, pas la sympathie qu'il inspire.

Changer un statut sans ouvrir le rendez-vous#

Sur l'accueil comme sur le planning, la pastille de statut est un menu déroulant : cliquez dessus, choisissez un autre statut, c'est enregistré aussitôt. Pas besoin d'ouvrir le rendez-vous pour cocher « Honoré » ou « Non présenté » après coup.

Un message confirme l'enregistrement — « Karim SAIDI : Arrivé » — puis s'efface au bout de quelques secondes. Si l'enregistrement échoue, le message « Statut non enregistré pour Karim SAIDI — réessayez » reste affiché et la pastille reprend son ancien statut.

À qui appartient un rendez-vous#

Dans un cabinet à plusieurs praticiens, le planning en vue « Tous les agendas » mélange les rendez-vous de chacun. Deux repères permettent de savoir d'un coup d'œil qui reçoit qui :

• une colonne Praticien, qui donne le nom en toutes lettres ;
• une couleur, posée sur le bord gauche de chaque ligne — toujours la même pour un praticien donné, sans rien à régler.

Ouvrir son agenda à un confrère#

Dans un cabinet à plusieurs praticiens, chaque praticien ne voit par défaut que son propre agenda — le secrétariat, lui, les voit tous, avec un filtre par praticien, puisque c'est lui qui tient le comptoir. Un praticien peut ouvrir le sien à un confrère depuis Paramètres → Mon agenda, en lecture ou en écriture, et le retirer à tout moment.

Deux modes d'agenda#

Paramètres → Agenda choisit, pour tout le cabinet, entre deux façons de prendre rendez-vous :

La liste d'attente du jour#

Un patient se présente sans rendez-vous, et le cabinet décide de le garder. Plutôt que de lui inventer un rendez-vous à une heure que personne ne connaît, on l'inscrit sur la Agenda → Sans rendez-vous — ou depuis son dossier avec le bouton Liste d'attente du jour.

La liste se lit dans l'ordre d'arrivée, et dit depuis combien de temps chacun attend. Le nom du patient ouvre son dossier, comme partout ailleurs dans l'application.

Les dossiers patients

Créer, éviter les doublons, réunir deux dossiers, rattraper une suppression.

La recherche rapide#

Un champ Rechercher un patient… reste affiché en permanence dans la barre du haut, sur tous les écrans : plus besoin d'ouvrir Patients pour taper un nom. Les résultats s'affichent au fil de la frappe ; cliquer l'un d'eux ouvre son dossier.

Les raccourcis clavier#

Tout se fait à la souris ; les raccourcis servent à qui a déjà les mains sur le clavier — le secrétariat au téléphone, le praticien qui vient de taper son compte rendu. Nul besoin de les apprendre : la touche est écrite sur le bouton qu'elle actionne, et la touche ? affiche à tout moment la liste de ceux que propose l'écran ouvert. Le lien Raccourcis clavier du bas de page ouvre la même liste.

Créer un dossier#

Patients → Nouveau dossier. Le nom, le prénom et la date de naissance suffisent à démarrer ; le reste se complète plus tard.

À l'enregistrement, le dossier du patient s'ouvre, avec le message « Dossier créé » : le bouton Ajouter un rendez-vous est à portée, sans avoir à retrouver le patient dans la liste. Si la création venait du formulaire de rendez-vous, c'est à ce formulaire qu'on revient, le patient déjà choisi.

La wilaya et la commune#

Le dossier situe le patient par deux listes qui se répondent : choisir une wilaya restreint la recherche à ses communes, et choisir une commune renseigne sa wilaya toute seule. La commune ne se déroule pas — elle se tape, comme un médicament sur une ordonnance : quelques lettres suffisent.

Le contrôle de doublon#

À l'enregistrement, l'application cherche les dossiers proches — même nom, même téléphone. S'il en trouve, elle n'enregistre pas tout de suite : elle affiche les dossiers ressemblants et vous laisse choisir.

• C'est le même patient → ouvrez le dossier existant, ne créez rien.
• C'est quelqu'un d'autre → « C'est une autre personne, créer quand même ».

Réunir deux dossiers#

Quand le doublon a déjà été créé — le cas le plus courant, on s'en aperçoit des semaines plus tard — il faut fusionner.

1. Ouvrir le dossier que vous voulez conserver.
2. Réunir avec un autre dossier, puis chercher le dossier en double.
3. Les deux fiches s'affichent côte à côte : identité, coordonnées, allergies.
4. Valider.

La corbeille#

Supprimer un dossier ne l'efface pas : il est masqué. Il disparaît des listes et des recherches, mais rien n'est détruit.

L'onglet Historique#

Dernier onglet du dossier. Il raconte sa vie : qui a créé, modifié ou supprimé quoi, et quand. Pour les modifications de fiche et de consultation, il montre l'ancienne valeur barrée et la nouvelle.

Saisir une consultation

Le geste central de la journée.

Deux points de départ#

• Depuis le planning — bouton Démarrer sur le rendez-vous. C'est la voie normale : le patient est déjà désigné, et le rendez-vous passera tout seul en Honoré.
• Depuis le dossier — onglet Consultations → Ajouter une consultation. Pour une saisie faite après coup.

La date et l'heure#

Les consultations précédentes#

Le panneau de droite les affiche pendant la saisie. Il répond à la question la plus fréquente — « qu'est-ce que je lui avais donné la dernière fois ? » — sans ouvrir un second onglet.

Après l'enregistrement#

Un bandeau confirme « La consultation a été enregistrée », et vous arrivez dans le dossier du patient, onglet Consultations — d'où que vous soyez parti.

Pour la suite — ordonnance, certificat ou arrêt, audiogramme —, ouvrez la consultation (Détails) : ses boutons Ordonnance, Certificat / arrêt et Audiogramme créent la pièce déjà rattachée à cette consultation. Le bouton Ordonnance figure aussi sur chaque ligne de la liste des consultations.

Ajouter des consommables pendant la saisie#

Si le cabinet suit ses consommables — Stock sous votre nom, en haut à droite — un bloc Consommables utilisés apparaît sur l'écran de consultation, sous le diagnostic. Ajoutez une ligne par article, avec sa quantité.

Le menu Stock lui-même sert à réceptionner les lots, suivre les péremptions et voir ce qui approche du seuil de réapprovisionnement — indépendamment de toute consultation.

Les ordonnances

Rédiger, renouveler — et pourquoi ce n'est pas la même chose.

Rédiger#

1. Depuis la consultation : le bouton Ordonnance du détail de la consultation, ou celui de sa ligne dans la liste des consultations — l'ordonnance lui est alors rattachée. Sans consultation : Dossier → onglet Documents → Ordonnances → Nouvelle ordonnance (touche O dans le dossier).
2. Taper le nom du médicament. La liste se complète au fil de la frappe. S'il n'y est pas, elle propose de l'ajouter : renseignez sa posologie habituelle, elle sera reproposée les fois suivantes.
3. Compléter dosage, durée, notes. Ajouter autant de lignes que nécessaire.
4. Enregistrer : l'impression s'ouvre aussitôt.

Renouveler plutôt que modifier#

Ordonnance au nom d'une autre personne#

Un patient se présente sans sa carte Chifa, ou veut une ordonnance établie au nom d'un proche. Depuis le dossier de ce patient — c'est toujours son dossier qui sert de point de départ, pour garder l'historique de prescription au bon endroit — la case « Établir l'ordonnance au nom d'une autre personne », sur l'écran de rédaction, révèle un nom, un prénom et un âge à saisir.

Le référentiel des médicaments

La liste du cabinet, et la nomenclature nationale qui la corrige.

Médicaments, dans le menu sous votre nom, ouvre le catalogue du cabinet : ce qui est proposé à la prescription depuis l'ordonnance.

La nomenclature nationale#

Un référentiel officiel — la nomenclature du ministère de l'Industrie pharmaceutique — est livré avec l'application. En tapant un nom sur une ordonnance, le praticien voit d'abord ce que son cabinet prescrit déjà ; dès qu'il affine, les présentations publiées prennent le relais, avec la molécule, le laboratoire et le conditionnement affichés sous chacune — de quoi distinguer un princeps de son générique.

Rapprocher les saisies libres#

Le bouton Rapprocher, sur l'écran Médicaments, liste les entrées saisies à la main et cherche, pour chacune, ce que la nomenclature propose de plus proche. Rattacher fait reprendre le libellé officiel ; si la liste contient déjà ce produit, les deux entrées fusionnent et les ordonnances de celle qui disparaît rejoignent celle qui reste.

Certificats et documents

Un seul écran, des modèles que le cabinet écrit lui-même, des balises pour ne pas recopier.

Dossier → onglet Documents → Nouveau document. Un seul écran sert pour tout ce qui n'est ni une ordonnance ni un audiogramme : certificat de présence, de repos, aptitude au sport, arrêt de travail, ou tout autre document que le cabinet a défini.

Choisir un modèle#

La liste Modèle remplit d'un clic le nom du document et son texte, balises déjà remplacées — on lit ce qu'on signe, pas un texte à trous. Les modèles proposés sont ceux que le cabinet a créés dans Paramètres → Modèles de documents. Le texte reste entièrement modifiable une fois choisi.

Les champs premier jour et durée — comme pour un arrêt de travail — n'apparaissent que si le modèle choisi cite une des balises [debut], [fin], [jours] ou [reprise]. Un certificat de présence, qui ne les cite pas, n'affiche pas ces champs.

Insérer les informations du dossier#

Sous la zone de texte, une rangée de boutons pose des balises que l'application remplace par les valeurs du dossier :

Un modèle d'arrêt de travail en ajoute quatre : [debut], [fin], [jours] et [reprise].

Un aperçu sous la zone de saisie montre en permanence le texte final.

Les champs de période (arrêt de travail)#

Pour un modèle qui cite [debut], [fin], [jours] ou [reprise], on saisit un premier jour et un nombre de jours, jamais une date de fin. Des boutons donnent les durées courantes — 1, 2, 3, 5, 7, 15, 30 jours — et la date de fin s'affiche en toutes lettres à côté.

Corriger un document délivré#

Un document remis au patient ne se modifie pas : il se remplace. On retire celui qui était faux — il est masqué, pas détruit — et on en rédige un autre.

L'audiogramme

Poser les seuils, lire le résultat, imprimer.

Dossier → onglet Documents → Audiogrammes → Nouvel audiogramme.

Poser les seuils#

1. Choisir le symbole à relever, au-dessus de chaque grille : conduction Aérienne ou Osseuse, avec ou sans masquage — quatre choix par oreille, un bouton par symbole.
2. Cliquer dans la grille. Le point s'aligne sur la fréquence la plus proche et s'arrondit au pas de 5 dB de l'audiomètre.
3. Recliquer au même endroit efface le point.
4. Le tableau sous la grille permet de corriger au décibel près et de saisir au clavier.

Le Weber#

Sous les deux grilles, une ligne par fréquence. Chaque clic sur une case avance d'un état : non pratiqué (case vide) → perçu au milieu → latéralisé à droite → à gauche, puis retour à vide. La flèche pointe vers la grille concernée et le mot l'accompagne — les deux ensemble, pour ne pas se relire à l'envers.

Lire le résultat#

Les grilles portent cinq zones teintées, du vert très pâle au rouge très pâle, aux bornes de la classification usuelle. Sous chaque courbe, la perte moyenne sur les fréquences conversationnelles — 500, 1000, 2000 et 4000 Hz — est chiffrée et nommée :

46 dB de perte moyenne
déficience auditive moyenne

Corriger un audiogramme#

L'audiogramme se modifie, contrairement aux autres documents : c'est un relevé de mesures, et un point mal cliqué doit pouvoir être corrigé sans refaire l'examen.

Enregistrer, ou enregistrer et imprimer#

Deux boutons, en bas de l'écran de saisie. Enregistrer ramène directement au dossier du patient, sur l'onglet des audiogrammes — pratique pour un relevé fait au dossier, sans feuille à remettre tout de suite. Enregistrer et imprimer garde l'ancien enchaînement, pour qui imprime dans la foulée de l'examen.

Les fiches de suivi

Poids, taille et mesures au fil des consultations.

Dossier → onglet Suivi. Les mesures relevées au fil des consultations, pour suivre une évolution dans le temps.

Ajouter une fiche crée une nouvelle mesure datée ; chaque fiche déjà saisie s'ouvre, se modifie et se supprime depuis cette même liste.

Le stock (consommables)

Mèches, abaisse-langue, gel : ce qui se sort du stock à chaque consultation.

Le menu de votre nom → Stock ouvre le catalogue des consommables du cabinet et leurs lots.

Le catalogue et les lots#

Chaque article du catalogue — Nouveau consommable — peut recevoir plusieurs lots au fil des réceptions : une quantité, une date de péremption, un coût unitaire. Un article qu'on ne commande plus se retire plutôt que de se supprimer ; il disparaît des listes de saisie, mais son historique reste lisible.

L'ordre de sortie#

Alertes#

Stock → Alertes réunit ce qui réclame une décision : lots proches de la péremption, et articles sous leur seuil de réapprovisionnement. Les seuils — délai avant péremption, seuil global ou par article — se règlent dans Paramètres → Stock.

Le coût, pas une facture#

Chaque consultation affiche le coût des consommables qui y ont été rattachés, cumulé aussi par patient dans son propre onglet. C'est un coût pour le cabinet — ce que l'article a coûté à l'achat — et non une somme due par le patient : il ne se mélange jamais aux montants de la facturation.

Imprimer

L'en-tête du cabinet, le dossier complet, le nom des fichiers.

Chaque document s'imprime depuis son bouton imprimante. La fenêtre s'ouvre toute seule et se referme après l'impression.

L'en-tête#

Tous les documents sortent sous l'en-tête du cabinet — nom du praticien, spécialité, adresse et téléphone, en français et en arabe, avec le logo.

Le dossier complet#

Dossier → Imprimer le dossier produit le dossier entier, prêt à remettre à un confrère.

Le nom du fichier#

Si vous imprimez vers un PDF, le nom proposé est de cette forme :

Audiogramme - Amine AMRANI - 2026-09-01 - 12

Type de document, patient, date, numéro. Deux documents du même patient ne peuvent donc pas s'écraser, et les pièces d'un même dossier se rangent groupées puis dans l'ordre chronologique.

Facturer et encaisser

Une facture par consultation, ou une par soin dont les séances sont comprises dans le prix — réglable en plusieurs fois dans les deux cas.

Émettre une facture#

Une facture de consultation se rattache à une consultation. Le bouton Facturer se trouve donc partout où une consultation s'affiche : sur l'accueil une fois la consultation démarrée, dans la liste des consultations, sur le détail de l'une d'elles, et dans l'onglet Facturation du dossier.

C'est la façon de facturer d'un cabinet où l'on paie la visite. Si vous facturez plutôt un traitement d'ensemble — un appareil, une couronne —, passez à Ouvrir un soin : le principe y est différent, et les deux cohabitent sans se gêner.

1. Le montant est déjà rempli, repris du tarif du type de consultation. Il reste modifiable : baissez-le pour un geste commercial, et notez la raison dans les notes.
2. La date est celle de l'acte, pas celle du jour. Une facture saisie le lendemain reste datée de la consultation.
3. Enregistrer. Le numéro est attribué à ce moment-là.

Si la consultation a déjà une facture, le bouton vous y emmène au lieu d'en créer une seconde.

Ouvrir un soin#

Un cabinet dentaire ne facture pas la visite : il facture l'appareil, la couronne, le traitement de canal. Le prix de l'ensemble est annoncé une fois, au début, et le patient le règle au fil des rendez-vous — la totalité le premier jour, ou la moitié puis le reste, ou rien du tout lors d'un passage. C'est un soin, et il ne pend à aucune consultation en particulier.

Dans le dossier du patient, onglet Facturation, le bouton Ouvrir un soin :

1. Choisissez le soin au catalogue — son intitulé et son prix de référence se remplissent tout seuls. Un soin qui n'y figure pas s'ouvre aussi bien : laissez « Soin hors catalogue » et tapez son intitulé.
2. Corrigez le prix convenu s'il diffère du tarif de référence : c'est le prix annoncé au patient qui compte, pas celui du catalogue.
3. Enregistrer. Le soin reçoit un numéro de facture, comme le reste.

Ensuite, tout se passe sur cette facture : à chaque passage du patient, vous y enregistrez le versement du jour — ou rien, s'il ne paie pas cette fois. Le reste à payer s'affiche en permanence, dans son dossier comme dans la liste des factures.

Les séances du soin#

Le patient revient pour la deuxième séance de son appareil. Cette visite ne se facture pas : son prix est compris dans ce qui a été convenu. Encore faut-il le dire à l'application, et c'est le rôle du bloc Soin en cours qui apparaît en bas de l'écran de la consultation.

1. Ouvrez la consultation. Le bloc liste les soins du patient avec leur reste à payer.
2. Cliquez Comprise dans ce soin. La séance entre dans le traitement et cesse d'être facturable à part.
3. Le bloc affiche alors le prix convenu, le déjà versé et le reste, avec un champ Versé aujourd'hui. Saisissez ce que le patient remet — ou n'encaissez rien s'il ne paie pas cette fois.

Le bouton Facturer d'une séance comprise dans un soin ne crée plus de facture : il vous mène au soin et à son solde. C'est vrai partout où ce bouton se trouve — l'accueil, la liste des consultations, le détail d'une consultation, le dossier du patient.

La facture du soin liste ses séances, et le relevé du patient précise à quelle séance chaque versement a été remis.

Encaisser, en une ou plusieurs fois#

C'est le cœur du module : une facture, plusieurs règlements. Sur la fiche de la facture, le bloc Enregistrer un règlement propose une date et un montant, prérempli avec le reste à payer.

• Le patient paie tout : laissez le montant proposé.
• Il paie une partie : réduisez le montant. Il reviendra régler le solde, et vous ajouterez un second règlement à sa date.

Trois bandeaux en haut disent où l'on en est : Montant — Prix convenu sur un soin —, Déjà réglé, Reste à payer. Et une pastille résume l'état — Impayée, Partiellement réglée, Soldée.

Chaque versement enregistré porte une icône d'imprimante : elle sort le reçu à remettre au patient, qui rappelle la somme versée, son rang — « versement n° 2 sur 3 » — et où en est le solde.

Baisser un prix, et rendre la monnaie#

Le prix annoncé n'est pas toujours celui qu'on facture au bout du compte : un traitement s'arrête en chemin, une remise se consent, un devis se révise. Le bouton Modifier de la facture permet de descendre le montant à tout moment.

Si le nouveau montant descend sous ce que le patient a déjà versé, l'application ne refuse pas : elle vous demande le motif, puis inscrit la différence comme somme à rendre. Exemple : le soin était à 120 000 DA, entièrement payé ; vous le ramenez à 100 000 DA, et 20 000 DA sont dus au patient.

Cette somme est réclamée à trois endroits, jusqu'à ce qu'elle soit remise :

• un bandeau rouge en tête de la facture ;
• un bandeau dans l'onglet Facturation du dossier ;
• un bouton Sommes à rendre en tête de l'écran Caisse, qui les liste toutes et dit à qui.

Quand vous sortez l'argent du tiroir, cliquez J'ai rendu… : la somme quitte la liste, et le mouvement reste inscrit au relevé du patient comme à l'historique du dossier.

Annuler une facture#

Une facture émise par erreur ne se supprime pas : elle s'annule, avec un motif. Elle reste au livre, barrée, et garde son numéro.

Ce n'est pas une lourdeur administrative : une suite de numéros où il manque le 47 est difficile à justifier devant un contrôle. Après annulation, la consultation redevient facturable.

Retrouver et imprimer#

Caisse, dans la barre du haut. Trois façons de chercher, et la première est celle du comptoir :

• par patient — tapez son nom, les propositions s'affichent au fil de la frappe. C'est la question qu'on pose quinze fois par jour : « M. Benali, il en est où ? » ;
• par état — la liste État répond à « qui me doit encore de l'argent ? » : Toutes (hors annulées), Non soldées, Impayées (rien versé), Partiellement réglées, Soldées, Annulées ;
• par période — le mois en cours par défaut, avec les totaux facturé, encaissé et restant.

Deux impressions, toutes deux à l'en-tête du cabinet :

• Imprimer produit la facture : ce qui est dû, les versements reçus, le reste à payer.
• Relevé produit le relevé des versements — la réponse au « montrez-moi ce que j'ai déjà payé » du patient qui règle en plusieurs fois. Chaque versement à sa date, chaque remboursement, le cumul ligne à ligne, et le reste à payer.

Dans le dossier d'un patient, l'onglet Facturation montre ses seules factures — soins et consultations mêlés, dans l'ordre —, précédées d'un bandeau si quelque chose reste dû, et d'un second si le cabinet lui doit de l'argent.

Ce qu'il doit, lu sur la ligne#

Sur l'Accueil, sur le planning et sur la liste Sans rendez-vous, une pastille ambre suit le nom du patient quand il reste quelque chose à payer : 70 000,00 DA. C'est le total de ses factures non soldées, soins et consultations confondus, et elle se clique : elle ouvre directement l'onglet Facturation de son dossier, là où l'on encaisse.

Elle répond au comptoir avant que le patient n'y arrive. Sur un soin réglé en plusieurs fois, la question « doit-il encore quelque chose ? » se repose à chaque passage, et il fallait jusqu'ici ouvrir son dossier pour y répondre — le patient déjà devant soi.

Qui voit quelles factures#

Depuis la version 3.7.0, chacun ne voit de la caisse que ce que son droit lui ouvre — dans la Caisse, dans l'onglet Facturation du dossier, dans les pastilles « reste à payer » et dans l'historique.

Écrire les montants#

La virgule et le point sont acceptés l'un comme l'autre : 1500,50, 1500.50 et 1 500,50 enregistrent la même somme. Inutile de chercher quelle touche du pavé numérique convient.

Les statistiques du cabinet

Un tableau de bord qui relit ce qui a déjà été saisi — rien de plus.

Le menu de votre nom → Statistiques.

Choisir la période#

Un début et une fin, en haut de l'écran. Le choix se retrouve dans l'adresse de la page : elle peut donc se garder en favori, pour ne pas avoir à reposer les mêmes dates chaque matin.

Ce que montre le tableau de bord#

Six chiffres en tête d'écran — patients au fichier, consultations, nouveaux patients, part des patients revenus, consultations par patient, patients perdus de vue depuis un an — puis des graphiques : répartition par sexe et par tranche d'âge, fidélité des patients, affluence par jour de la semaine, activité mois par mois et année par année, types de consultation, et médicaments les plus prescrits.

Si le module Facturation est actif, une dernière section donne la part des consultations réglées en totalité, le montant encaissé, ce qui reste à recouvrer et le montant moyen d'une consultation.

Régler le cabinet

Identité, horaires, fermetures, modules, tarifs, courriel.

Paramètres réunit les réglages, rangés en trois groupes dans la colonne de gauche :

• Le cabinet — identité, horaires, fermetures, tarifs.
• Sauvegarde — exporter, envoi automatique, vérification, journal. Ce groupe ne se déplie que lorsqu'on s'y trouve : on ne le visite qu'en cas de doute, et déployé en permanence il allongerait le menu pour rien.
• Administration — courriel, modules, utilisateurs, droits.

Chaque écran est indépendant des autres.

Identité du cabinet#

Paramètres → Cabinet : nom du praticien, spécialité, adresse, téléphone, e-mail, en français et en arabe, et le logo. C'est ce qui s'imprime en tête de tous les documents.

Horaires#

Paramètres → Horaires : les jours d'ouverture, la plage du matin, celle de l'après-midi, et la durée d'un créneau. La grille des rendez-vous est reconstruite d'après ces valeurs.

Fermetures#

Paramètres → Fermetures : les congés et jours fériés, avec leur motif. Un jour fermé n'affiche plus de créneaux — le formulaire annonce « Cabinet fermé ce jour-là » et le motif, au lieu de laisser croire à une journée complète.

Modèles de documents#

Paramètres → Modèles de documents permet de créer, modifier et supprimer les modèles proposés à la rédaction d'un certificat, d'un arrêt ou de tout autre document — voir Certificats et documents. Chaque modèle porte un nom libre et un texte où les mêmes balises que sur l'écran de rédaction peuvent être posées, avec le même aperçu — construit ici sur des valeurs d'exemple, faute d'avoir un vrai dossier sous les yeux.

La section Livrés avec l'application, en tête de cet écran, propose des modèles prêts à l'emploi — pour l'instant, un seul : « Nazo — compte rendu d'endoscopie ». Ajouter le fait rejoindre les modèles du cabinet, modifiable ensuite comme n'importe quel autre ; le retirer n'efface aucun document déjà délivré avec.

Modules#

Paramètres → Modules permet de ranger les fonctions dont le cabinet ne se sert pas : elles disparaissent du menu et des dossiers. Rien n'est supprimé, et les recocher les fait réapparaître telles quelles.

Tarifs#

Paramètres → Tarifs, si la facturation est active : un tarif par type de consultation, plus un tarif par défaut. Le montant proposé reste toujours modifiable au moment de facturer.

Un type mentionné « À définir » a été inscrit tout seul, depuis une consultation où vous l'aviez tapé. Il attend seulement son prix ; tant qu'il ne l'a pas, c'est le tarif par défaut qui s'applique.

Catalogue des soins#

Paramètres → Soins, si la facturation est active : les traitements que le cabinet propose — appareil dentaire, couronne, détartrage — et leur prix de référence. C'est le pendant des tarifs pour l'autre façon de facturer, celle du soin réglé en plusieurs fois.

L'intitulé et le prix se corrigent sur place, ligne par ligne. Retirer une ligne du catalogue ne touche aucun soin déjà ouvert : chacun a gardé l'intitulé et le prix recopiés le jour où il a été ouvert. Le catalogue se nettoie donc sans se demander qui l'utilise encore.

Courriel#

Paramètres → Courriel indique à l'application par quel serveur envoyer ses messages. Sans ce réglage, deux choses ne fonctionnent pas :

• le lien Mot de passe oublié de la page de connexion ;
• l'alerte prévenant qu'une sauvegarde a échoué.

Le bouton Éprouver les réglages envoie un message d'essai. Servez-vous-en : c'est le seul moyen de savoir que cela marche avant d'en avoir besoin, et le jour où quelqu'un perd son mot de passe est un mauvais jour pour le découvrir.

Comptes et droits

Qui a le droit de faire quoi, et comment le régler.

Les comptes#

Paramètres → Utilisateurs : la liste des comptes avec leur rôle et leur état, la création, l'activation ou la désactivation, le changement de rôle, et la réinitialisation d'un mot de passe oublié.

Les comptes archivés#

Un compte désactivé quitte la liste principale et rejoint les comptes archivés, joignables depuis le même écran. Il n'est ni supprimé ni perdu : tout ce qu'il a écrit reste attribué, et il se réactive d'un clic si la personne revient.

C'est aussi là qu'il faut regarder quand un collègue dit « mon compte a disparu » : il a été désactivé, il n'a pas été effacé.

Les droits#

Paramètres → Droits : une ligne par fonction, une colonne par rôle, des cases à cocher. Les droits sont groupés comme l'application — dossiers, rendez-vous, consultations, ordonnances, documents, audiogramme, fiches de suivi, cabinet, et, si les modules correspondants sont actifs, facturation, stock et statistiques.

Ce qui est réservé au praticien

Et la raison de chaque réserve.

Par défaut, le secrétariat tient le comptoir : dossiers patients, planning des rendez-vous, encaissements. Tout le reste appartient au praticien — et à l'assistante, qui en partage exactement les droits.

Ce qu'un praticien voit de ses confrères#

Les droits disent ce qu'un rôle peut faire. Une seconde règle, qui ne se règle pas, dit de qui il voit le travail : dans un cabinet à plusieurs praticiens, chacun ne voit que ce qu'il a lui-même écrit, et ce que ses confrères lui ont ouvert.

La sauvegarde

Le geste qui décide si une panne coûte une journée ou tout.

Paramètres → Sauvegarde permet d'exporter une copie de la base et de programmer un envoi quotidien vers Google Drive.

La marche à suivre détaillée de la liaison avec Google Drive fait l'objet d'une page à part : Sauvegarde vers Google Drive.

Vérification#

Paramètres → Sauvegarde → Vérification. Chaque semaine, l'application reprend la dernière sauvegarde et la restaure pour de bon, à côté, afin de s'assurer qu'elle est exploitable.

C'est la seule chose qui distingue une sauvegarde d'un fichier dont on espère qu'il fonctionne. Un fichier illisible ne se signale jamais de lui-même : il se découvre le jour de la panne, quand il est trop tard. Consultez cet écran après tout changement touchant la base.

Journal#

Paramètres → Sauvegarde → Journal conserve la trace de chaque sauvegarde : quand, réussie ou non, et pourquoi elle a échoué le cas échéant.

C'est le premier endroit à ouvrir si l'alerte par courriel vous a prévenu d'un échec — le motif y est écrit en clair, et il est souvent bête : disque plein, accès refusé, autorisation Google expirée.

Que faire si…

Les situations qui reviennent, et la réponse en une ligne.

Je ne trouve pas un bouton dont un collègue me parle#

C'est en général une question de droits : ce à quoi vous n'avez pas droit ne s'affiche pas. Cela peut aussi être un module rangé dans Paramètres → Modules. Demandez à l'administrateur.

J'ai oublié mon mot de passe#

Le lien Mot de passe oublié ?, sur la page de connexion, vous en envoie un nouveau par courriel. Si rien n'arrive, regardez les indésirables ; si toujours rien, l'envoi de courriel n'est pas réglé sur cette installation et l'administrateur doit vous réinitialiser depuis Paramètres → Utilisateurs. Après cinq essais faux, le compte se bloque un quart d'heure : attendez plutôt que d'insister. Voir Mot de passe oublié.

Un encaissement est refusé#

Le montant saisi dépasse ce qui reste dû sur la facture. Le message vous dit de combien est ce reste — corrigez, ce que vous aviez tapé est conservé. Si vous vouliez au contraire annuler la facture, sachez qu'une facture déjà encaissée ne s'annule pas : supprimez d'abord ses règlements. Voir Encaisser.

Un créneau est occupé alors que le rendez-vous a été annulé#

Depuis la 3.9.1, un rendez-vous au statut Annulé libère son créneau. Rafraîchissez la page : la grille est peut-être celle d'avant l'annulation. S'il reste pris, vérifiez l'agenda choisi dans le formulaire, et que le rendez-vous a bien le statut Annulé et n'a pas été simplement déplacé. Voir Déplacer, annuler.

Je ne peux pas remettre « Confirmé » sur un rendez-vous annulé#

Sa place a été donnée à un autre patient après l'annulation. Ouvrez le rendez-vous (Modifier), choisissez un horaire libre et le statut Confirmé en même temps, puis enregistrez.

J'ai supprimé un dossier par erreur#

Rien n'est perdu. Patients → Corbeille, puis Rétablir. Le dossier remonte avec tout ce qui avait été masqué avec lui.

Le document imprimé ne porte pas le bon en-tête#

L'en-tête vient de Paramètres → Cabinet. Corrigez la fiche : tous les documents suivront. Les documents déjà imprimés, eux, ne changent pas.

Une balise s'est imprimée telle quelle sur un certificat#

Elle était mal orthographiée, ou l'information manque au dossier — une date de naissance non renseignée, par exemple. Retirez le certificat et rédigez-en un autre en vérifiant l'aperçu avant d'enregistrer.

L'application affiche « Une erreur est survenue »#

Notez ce que vous étiez en train de faire et prévenez la personne qui suit l'application. Rien n'a été enregistré : ce message ne s'affiche que si l'opération a été refusée en entier.

Je veux changer un statut sans rouvrir tout le rendez-vous#

Cliquez directement sur la pastille de statut, sur l'accueil ou sur le planning : c'est un menu déroulant, le changement s'enregistre aussitôt. Voir Changer un statut sans ouvrir le rendez-vous.

Je ne sais pas à quel praticien appartient un rendez-vous#

Sur le planning en vue « Tous les agendas », une colonne Praticien et une couleur de ligne — toujours la même pour un praticien donné — le disent d'un coup d'œil. Un rendez-vous sans couleur particulière appartient au cabinet, pas à un praticien précis : c'est le cas des rendez-vous pris avant le cloisonnement des agendas. Voir À qui appartient un rendez-vous.

Un patient veut une ordonnance sans sa carte Chifa, à un autre nom#

Depuis son dossier, cochez « Établir l'ordonnance au nom d'une autre personne » sur l'écran de rédaction : elle s'imprime directement, sans s'enregistrer nulle part. Voir Ordonnance au nom d'une autre personne.

Je ne trouve pas où saisir les consommables utilisés#

Un bloc Consommables utilisés se trouve directement sur l'écran de saisie de la consultation, sous le diagnostic — à condition que le cabinet suive ses stocks (menu de votre nom → Stock). S'il n'apparaît pas, la gestion de stock est peut-être rangée dans Paramètres → Modules. Voir Ajouter des consommables pendant la saisie.

La secrétaire ne voit plus aucune facture#

Depuis la 3.7.0, voir les factures de tout le cabinet est un droit à part, décoché par défaut. Dans Paramètres → Droits, groupe Facturation, cochez « Voir les factures de tous les praticiens » pour le rôle Secrétariat, puis enregistrez. Voir Qui voit quelles factures.

Je ne vois pas l'ordonnance ou la consultation d'un confrère#

C'est voulu : chaque praticien ne voit que son propre travail. Si vous le remplacez, demandez-lui d'ouvrir son agenda depuis Paramètres → Mon agenda — ce partage ouvre aussi ses consultations, ordonnances, certificats et audiogrammes. Voir Ce qu'un praticien voit de ses confrères.

Un bandeau dit que ma session a été fermée pendant que j'écrivais#

Votre compte vient d'être ouvert sur un autre poste. Ne fermez pas la page : ouvrez un nouvel onglet, reconnectez-vous, revenez sur la page restée ouverte et enregistrez. Voir Une saisie ne se perd pas.

Le formulaire de rendez-vous dit que les horaires ne sont pas enregistrés#

Aucun créneau n'existe tant que les horaires du cabinet n'ont pas été enregistrés — c'est le cas d'une installation neuve. Réglez-les dans Paramètres → Horaires, ou prévenez l'administrateur. Voir Horaires.

Le rendez-vous est refusé : « Choisissez l'agenda du rendez-vous »#

Quand vous voyez plusieurs agendas, rien n'est choisi à votre place : un rendez-vous posé chez le mauvais praticien n'apparaîtrait pas dans sa journée. Choisissez l'agenda : la grille des créneaux se recharge d'elle-même, choisissez-y un horaire et enregistrez. Voir Prendre un rendez-vous.

Je ne vois pas l'onglet Historique du dossier#

Il demande le droit de lire les consultations, qu'il montre en partie. Le secrétariat ne l'a pas par défaut ; l'administrateur peut l'accorder dans Paramètres → Droits. Voir L'onglet Historique.

Depuis quelle version

Ce que chaque mise à jour a apporté, pour savoir où l'on en est.

La version installée s'affiche en bas à droite de chaque écran. Ce tableau sert à répondre à deux questions : « pourquoi je n'ai pas ce bouton dont on me parle ? » — souvent parce que la mise à jour n'est pas faite — et « qu'est-ce que la prochaine va m'apporter ? ».

Les fonctions, et leur version d'arrivée#

Les modules vendus séparément#

Facturation (depuis la 1.5), Sauvegarde vers Google Drive (depuis la 1.7), Audiogramme (devenu un supplément à la 3.0.0) et Gestion de stock (devenue un supplément à la 3.2.0) ne sont pas fournis avec l'application : ils se souscrivent. S'ils n'ont pas été pris, leurs écrans n'existent pas, et Paramètres → Modules les indique Non souscrit.

Statistiques (depuis la 1.13) est, lui, un module optionnel mais inclus dans l'offre de base — il se range comme les autres dans Paramètres → Modules, sans souscription à part.

Tous les autres modules de cette liste sont inclus. Ils peuvent simplement être rangés, ce qui se défait en cochant la case correspondante.

Ce qui reste à venir#

Paramètres → Modules annonce les fonctions prévues mais pas encore livrées, marquées Pas encore disponible. Elles figurent volontairement dans la liste : mieux vaut savoir ce qui vient que croire à un oubli.

Le détail de chaque version, écrit pour le cabinet — y compris les corrections et ce qu'il faut régler après une mise à jour —, est dans la page Nouveautés, en bas de chaque écran (depuis la 3.8.0). Le journal technique complet reste chez votre prestataire.